5 шагов к автоматизации бизнеса, или как сократить ручной труд
В каждом бизнесе рано или поздно наступает момент, когда собственник устает от бесконечного числа бумажек, файлов Excel и сотни чатов в вотцапе, куда долгими рабочими днями, а может быть, бессонными ночами заносится информация. Собственник на грани отчаяния от работы по 13 часов в сутки, сотрудники много времени тратят на поиск информации и хорошо, если находят. А целостной картины бизнеса как не было, так и нет.
Для перехода от хаоса к порядку нужно выполнить всего 5 шагов.
Шаг 1. Определить цели автоматизации. Сформулировать желаемый результат и ответ на вопрос: «Как понять, что он достигнут?».
Шаг 2. Описать бизнес-процессы. Описанные бизнес-процессы нужны, чтобы не автоматизировать хаос.
Кажется, что бизнес-процессы – это что-то из жизни очень больших компаний, но это не так. Бизнес-процессы – есть в любом бизнесе, нужно понять, как они функционируют сейчас и какие действия необходимо автоматизировать.
Еще может казаться, что описание бизнес-процессов – очень долгое мероприятие, но и это не так. Для описания бизнес-процессов в малом бизнесе, в среднем, необходимо от 4 до 9 встреч примерно по 2 часа с собственником и участниками процесса. А экономит это зачастую годы и сотни тысяч рублей.
Бизнес-процессы описываются в двух моделях: AS IS «как есть сейчас» и TO BE «как будет» - желаемая картинка.
Шаг 3. Выбрать подходящий программный продукт. На рынке 1С и Битрикс24 огромное количество программных продуктов, которые закрывают потребности бизнеса стандартным функционалом. А это значит, что «допиливать» и платить нужно гораздо меньше.
Шаг 4. Подготовить план перехода и реализовать его. План перехода – это список изменений, которые необходимо совершить, чтобы достигнуть цели: нанять новых сотрудников, внедрить информационную систему, перераспределить функционал. Далее нужно претворить его в жизнь.
Шаг 5. Запустить новую систему в работу. Самый сложный этап. Начиная со дня X работать придется по-новому. Это непривычно, сложно, и в какой-то момент Excel кажется таким родным и понятным.
Часто нужно подождать 4-5 месяцев после внедрения информационной системы, чтобы оценить, что произошло: насколько сократился ручной труд в компании, как стало понятно, какой сотрудник, что делает и как быстро можно получить любую информацию. И насколько неизбежно семимильными шагами начал расти бизнес.
Текст подготовлен при поддержке Центра "Мой бизнес".